【超基本】就活生必読！企業とのメールで使いたいフレーズ一覧集

◆話し言葉とは異なる言い回しが必要

ビジネスメールの相手は友達でもないですし、通販やお店の予約をするわけでもないので、用件が伝わればそれでいいというものではありません。

・できません→いたしかねます・対応が難しいです
・〇〇してください→　〇〇をしていただけますでしょうか・お願いできますでしょうか・お願いできればと思います

というように、基本的に相手の様子を伺いつつ、「ほんと申し訳ないんですけど、お願いできませんか」という感じを出します。「面接日程を変更してください」みたいな一方的なお願いの仕方は失礼に当たります。

◆読みにくくなるので漢字変換しすぎない

読みにくくなりますので、ビジネスメールでは漢字は多用しない方がいいです。

・事→こと
・致します→いたします
・有難う→ありがとう
・宜しく→よろしく
・御座居ます→ございます

◆よく使うワード

・お忙しいところ恐れ入りますが
・お忙しいところ大変申し訳ございませんが
・大変恐縮ではございますが
・ご多忙中のところ誠に恐れ入りますが

・よろしくお願いいたします。
・引き続きよろしくお願いいたします。

何かと恐れ入ったり申し訳なかったりするのがビジネスメールです。実際、先方もいろいろな仕事があって忙しいなかでメールに対応していますので、「お忙しいところ恐れ入りますが、〇〇の件についてご連絡いたしました」で始めたり、「お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。」で締めたりするとスマートです。

◆面接日時などを変更してほしいとき

・お忙しいところ恐れ入りますが
・大変申し訳ございませんが
・大変恐縮ではございますが

・ゼミでの研究発表会と重なってしまいましたため
・急に授業の予定が入ってしまいまして
・調整を試みましたがどの日程も対応が難しく

・変更をお願いできますでしょうか。
・変更していただけますと幸いです。
・ご調整いただけますでしょうか。
・ご調整いただけますと幸いです。

◆選考・内定など辞退したいとき

・大変申し訳ございませんが
・大変恐縮ではございますが

・内定を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。
・今後の選考を辞退させていただきたく存じます。
・辞退させていただきたいと思います。

◆質問があるとき

・お忙しいところ恐れ入りますが
・突然のご連絡にて恐縮ですが

・〇〇についてお伺いしたいことがございまして、ご連絡いたしました。
・××についてお聞きしたいことが2点ございまして、ご連絡差し上げました。

・ご返信いただけますと幸いです。
・ご返信お待ちしております。
・お教えいただけますでしょうか。

◆提出期限などを延長してほしいとき

・大変申し上げにくいのですが
・ぶしつけなお願いで恐縮ですが
・誠に厚かましいお願いとは存じますが

・学内での書類の手続きが遅れておりまして
・〇日には書類が全て揃い、お送りすることができるのですが

・提出期限を〇日まで延長していただけませんでしょうか。
・期日の延長をお願いできればと存じます。

◆書類などを送ったとき

・〇〇を添付してお送りいたしますので、ご確認いただけますでしょうか。
・〇〇をお送りいたしますので、お目通しいただけますと幸いです。

◆先方から日程変更などをお願いされて返信するとき

・面接日程変更の件につきまして、承知いたしました。
・〇〇書類持参の件につきまして、かしこまりました。

◆返信がほしいメールを送るとき

・ご返信いただけますと幸いです。
・ご返信お待ちしております。
・お教えいただけますでしょうか。